Datenschutzerklärung

In dieser Erklärung steht, welche Personendaten Zeitklar bearbeitet, wozu, wer sie erhält und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für die Website und den Prozess-Check von Zeitklar.

1. Verantwortlich

E-Mail: kontakt@getzeitklar.ch
Für alle Fragen zum Datenschutz und um Ihre Rechte geltend zu machen, schreiben Sie bitte an diese Adresse.

2. Welche Daten wir bearbeiten und wozu

Ihr Konto

Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir nur verschlüsselt (als Hash), niemand kann es lesen. Wir brauchen diese Daten, damit Sie sich anmelden können, damit nur Sie Ihre Prozess-Checks sehen und um Ihnen Bestätigungs- und Passwort-E-Mails zu senden.

Anmeldung

Solange Sie angemeldet sind, speichern wir zu Ihrer Sitzung die IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers (User Agent). Das dient der Sicherheit Ihres Kontos. Eine Sitzung endet nach spätestens 14 Tagen oder wenn Sie sich abmelden.

Prozess-Checks

Ihre Beschreibung des Problems, Ihre Antworten auf die Fragen, die daraus erkannten Angaben (zum Beispiel Stunden pro Woche oder Ihre Software), der Bericht, die Sprache und die Zeitpunkte. Wir brauchen sie, um Ihren Bericht zu erstellen. Wir sehen die Prozess-Checks auch selbst ein, um Fehler zu finden und Zeitklar zu verbessern.

Bitte geben Sie keine Namen von Mandanten, Kontonummern oder andere Personendaten Dritter ein. Für den Bericht genügt eine Beschreibung Ihres Ablaufs.

Automatisierungen und Daten Ihrer Mandanten

Wenn Sie eine Automatisierung einrichten, speichern wir ihre Einstellungen und die Liste, die Sie hochladen: Name des Mandanten, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, fehlende Unterlagen, Frist und Referenz, dazu die Erinnerungs-Entwürfe und wer sie wann freigegeben hat. Diese Daten Ihrer Mandanten bearbeiten wir in Ihrem Auftrag und nur, um die Erinnerungen zu erstellen. Verantwortlich gegenüber Ihren Mandanten bleiben Sie. Sie werden gelöscht, wenn Sie die Automatisierung oder Ihr Konto löschen.

Interesse aus anderen Branchen

Wenn Sie auf der Startseite Interesse für eine andere Branche melden: Ihre E-Mail-Adresse, die Branche und, falls Sie sie angeben, Ihre Beschreibung. Wir verwenden sie nur, um Sie zu informieren, sobald Zeitklar für Ihre Branche bereit ist, und um zu entscheiden, welche Branche wir als Nächstes unterstützen. Wir löschen die Angaben spätestens nach 12 Monaten, auf Wunsch sofort.

Gesprächsanfragen

Wenn Sie ein Gespräch anfragen: Ihre Wunschzeit und, falls Sie sie angeben, Telefonnummer und Nachricht. Wir verwenden sie nur, um mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren.

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf speichert der Server IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse. Das brauchen wir für den sicheren Betrieb und um Störungen und Missbrauch zu erkennen.

3. Cookies

Wir setzen nur ein einziges, technisch notwendiges Cookie: Es hält Sie angemeldet. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies, keine Besucherstatistik von Dritten und keine extern geladenen Schriften.

4. Wer Ihre Daten erhält

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter. Folgende Dienstleister bearbeiten Daten in unserem Auftrag und nur für die genannten Zwecke:

• Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz: Server, Datenbank und E-Mail-Versand. Ihre Daten werden in der Schweiz gespeichert.
• OpenAI, USA: wertet Ihre Problembeschreibung und Ihre Antworten aus, um Fragen zu stellen und den Bericht zu formulieren. OpenAI erhält dabei nicht Ihren Namen und nicht Ihre E-Mail-Adresse. OpenAI verwendet diese Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren, und speichert sie höchstens 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch; danach werden sie gelöscht, ausser eine gesetzliche Pflicht verlangt etwas anderes. Für Erinnerungen erhält OpenAI nur die Bezeichnung der fehlenden Unterlagen und die Frist, nie Namen oder E-Mail-Adressen Ihrer Mandanten.

Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Bekanntgabe ins Ausland

Die Auswertung durch OpenAI kann in den USA und in anderen Ländern stattfinden, in denen OpenAI oder seine Unterauftragnehmer tätig sind. Diese Länder haben nicht in jedem Fall ein Datenschutzniveau, das dem schweizerischen entspricht. Die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) anerkannt hat (Art. 16 Abs. 2 DSG), mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen. Sie sind Teil der Auftragsbearbeitungsvereinbarung mit OpenAI. Alle übrigen Daten bleiben in der Schweiz.

6. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Konto, Prozess-Checks und Gesprächsanfragen: bis Sie Ihr Konto löschen. Unter «Meine Checks» → «Konto löschen» löschen Sie Ihr Konto und alle Ihre Prozess-Checks sofort und endgültig.
• Server-Protokolle: 30 Tage.
• Sicherungskopien (Backups): Gelöschte Daten verschwinden spätestens nach 30 Tagen auch aus den Sicherungskopien.
• Links in Bestätigungs- und Passwort-E-Mails sind höchstens eine Stunde gültig.

7. Datensicherheit

Die Verbindung zu Zeitklar ist verschlüsselt (HTTPS). Passwörter speichern wir nur als Hash. Zugriff auf die Daten haben nur wir als Betreiber. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen.

8. Keine automatisierten Entscheidungen

Der Bericht enthält eine Einschätzung, ob sich eine Automatisierung lohnt. Diese Einschätzung ist eine Rechnung aus Ihren Angaben und markierten Schätzungen. Sie hat keine rechtlichen Folgen für Sie, und wir treffen damit keine Entscheidung über Sie.

9. Ihre Rechte

Nach dem Datenschutzgesetz haben Sie insbesondere das Recht,

• Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir über Sie bearbeiten,
• falsche Daten berichtigen zu lassen,
• Ihre Daten löschen zu lassen und einer Bearbeitung zu widersprechen,
• Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten.

Schreiben Sie uns dazu an kontakt@getzeitklar.ch. Wir können einen Nachweis Ihrer Identität verlangen. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Zeitklar oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.